Les reunions grans solen semblar importants, però sovint produeixen l'efecte contrari: massa veus, poques decisions i una responsabilitat cada vegada més diluïda. Com explica Santiago Ávila, expert en comportament organitzacional, "si calen més de dues pizzes, la reunió sobra". L'anomenada regla de les dues pizzes proposa un criteri senzill per evitar-ho, ja que si dues pizzes no basten per alimentar tots els assistents, probablement hi ha massa persones convocades per treballar amb agilitat.
La idea no pretén calcular literalment quantes porcions menja cada participant. Funciona com una referència per limitar els grups a unes sis o vuit persones, una dimensió que facilita intervenir, debatre i assumir tasques concretes. Com assenyala Ávila, quan el nombre creix, també augmenten les connexions possibles, les interrupcions i el temps necessari perquè tots comprenguin el problema.
Quantes més persones, menys participació real
En una reunió petita resulta difícil amagar-se. Cada integrant ha d'aportar informació, defensar una postura o fer-se responsable d'una acció. En canvi, quan hi ha quinze o vint assistents, molts acaben escoltant sense intervenir. La presència pot semblar necessària per jerarquia o cortesia, encara que aquestes persones no tinguin cap decisió a prendre.
Segons Santiago Ávila, els grups nombrosos també afavoreixen que la conversa quedi dominada per aquells que ocupen càrrecs superiors o parlen amb més seguretat. Altres assistents poden callar per evitar contradir-los, i la reunió acaba validant una opinió ja formada. Reduir participants no garanteix una bona decisió, però permet identificar millor els desacords i evita confondre consens amb silenci.
No tots han d'estar dins de la reunió
La solució no consisteix a excloure informació important, sinó a separar els qui decideixen dels qui només necessiten conèixer el resultat. Abans de convocar, convé definir l'objectiu, les decisions pendents i quina aportació concreta s'espera de cada persona. Els qui no tinguin una funció clara poden rebre després un resum breu amb acords, responsables i terminis.
Com insisteix Santiago Ávila, una reunió sobra quan reuneix espectadors en lloc de participants. La regla de les dues pizzes ajuda a detectar aquest excés abans de bloquejar agendes durant una hora. Un grup reduït pot discutir amb més profunditat, decidir abans i repartir responsabilitats amb claredat. El problema no és que falti gent, sinó convocar persones la presència de les quals no canvia el resultat. A més, obliga a preparar millor els temes i evita utilitzar la reunió com a substitut de correus, documents o decisions que podrien resoldre's de manera individual, sense esperes.