Arriba el gener i, amb el nou any, les reunions s'acumulen igual que els bons propòsits. En comerços, oficines i fins a|fins i tot plantes de producció, rar és el mes de gener en què algú no planteja una reunió de tot l'equip de treball|feina per planificar estratègies, agilitar dinàmiques, programar objectius o assenyalar prioritats. Serveixen per a alguna cosa realment? L'Harvard Business Review, una publicació especialitzada en gestió empresarial que publica puntualment i cada quinze dies l'Harvard Business School des de 2022 diu que la majoria d'aquestes reunions són inútils.
El 70% no serveix per a res
L'estudi és concloent: el 70% de les reunions que es fan en les empreses no serveixen per a res i podrien haver-se solucionat amb un correu electrònic o una simple trucada. Patim de reunionitis crònica? Aquest estiu passat, la Directora d'Extensió i Diplomats de la Universitat del Rosari, a Bogotà, Claudia Dulce, deia que sí en un article publicat al rotatiu colombià La República. Occident, i així ho explicava ella, pateix de "reunionitis crònica" i aquest malament s'ha d'atacar amb urgència perquè "disminueix la productivitat dels equips i afecta el seu flux de treball".
Quanta gent ha de participar en una reunió?
Hi ha una fórmula i, a més, s'ha publicat també en l'Harvard Business Review: vuit persones màxim si es tracta de decidir o resoldre problemes, 18 si es vol abordar una pluja d'idees o un procés de cocreació i, finalment, si es tracta de compartir informació general o notícies especials, cal convidar a la trobada a tots els membres de l'organització. També és aconsellable limitar els desplaçaments al màxim i escollir, si la reunió no pot ser telemàtica, espais físics que tots els participants tinguin relativament a prop. Les intervencions han de taxar-se sempre de manera prèvia i, al final, convé fer una "recapitulació dels temes discutits i els compromisos acordats a través d'una acta o una minuta" que es lliurarà a tots els assistents