Llega enero y, con el nuevo año, las reuniones se acumulan igual que los buenos propósitos. En comercios, oficinas y hasta plantas de producción, raro es el mes de enero en el que alguien no plantea una reunión de todo el equipo de trabajo para planificar estrategias, agilizar dinámicas, programar objetivos o señalar prioridades. ¿Sirven para algo realmente? El Harvard Business Review, una publicación especializada en gestión empresarial que publica puntualmente y cada quince días la Harvard Business School desde 2022 dice que la mayoría de estas reuniones son inútiles.
El 70% no sirve para nada
El estudio es concluyente: el 70% de las reuniones que se celebran en las empresas no sirven para nada y podrían haberse solucionado con un correo electrónico o una simple llamada. ¿Sufrimos de reunionitis crónica? Este pasado verano, la Directora de Extensión y Egresados de la Universidad del Rosario, en Bogotá, Claudia Dulce, decía que sí en un artículo publicado en el rotativo colombiano La República. Occidente, y así lo contaba ella, sufre de “reunionitis crónica” y ese mal debe atacarse con urgencia porque “disminuye la productividad de los equipos y afecta su flujo de trabajo”.
¿Cuánta gente debe participar en una reunión?
Hay una fórmula y, además, se ha publicado también en el Harvard Business Review: ocho personas máximo si se trata de decidir o resolver problemas, 18 si se quiere abordar una lluvia de ideas o un proceso de co-creación y, por último, si se trata de compartir información general o noticias especiales, hay que invitar al encuentro a todos los miembros de la organización. También es aconsejable limitar los desplazamientos al máximo y escoger, si la reunión no puede ser telemática, espacios físicos que todos los participantes tengan relativamente cerca. Las intervenciones deben tasarse siempre de manera previa y, al final, conviene hacer una “recapitulación de los temas discutidos y los compromisos acordados a través de un acta o una minuta” que se entregará a todos los asistentes