El correu electrònic és una de les novetats més importants i útils per comunicar-se de les últimes dècades. Ha permès estar en contacte a persones de qualsevol part de món a l'instant tant en el personal com en el professional.
El problema és que el correu electrònic no només té virtuts, sinó que genera una gran ansietat en molts dels quals l'utilitzen diàriament i que, a més, no poden permetre's el luxe de prescindir del mateix. Veure com la safata d'entrada es va omplint d'emails i que no ens dona la vida per posar-nos al dia amb ells, tant per llegir-los, com en alguns casos per contestar-los, s'ha convertit en un problema real que alguns pateixen gairebé cada dia.
Per això, a continuació veurem alguns consells que poden servir-te per rebaixar aquest nivell d'ansietat i que no desenvolupis una fòbia a una eina que tots saben que, per si mateix, és útil.
Evita organitzar emails utilitzant carpetes
Contràriament als consells habituals, organitzar i classificar els correus electrònics utilitzant carpetes pot ser contraproduent per a la teva productivitat i el teu benestar.
La diferència de temps que et pot portar entre fer un clic en un arbre de carpetes i realitzar una recerca en el teu gestor de correus, pot ser de cinc vegades més en el cas de la primera opció. Al principi potser no notes diferències, però segons es vagi fent més gran la rastellera de carpetes de les que disposes, la tasca acaba tornant en una cosa pesada i que genera ansietat. Per això és molt més recomanables acabar amb el mètode d'ordenar per carpetes i utilitzar la funció de cerca que té tot proveïdor de correu electrònic.
Oblida't de tenir la teva safata d'entrada sempre a zero
Hi ha moltes persones que es posen com a objectiu tenir la safata d'entrada del correu electrònic buida o a zero. Fan tot el possible per llegir tots els emails i classificar-los per a així sentir-se bé. I no és estrany, perquè al cap i a la fi, la mateixa ciència ha trobat com aquest costum produeix una sensació de recompensa en els qui se'l marquen com a objectiu. Si qui ho practica diàriament aconsegueix arribar al seu objectiu, la seva sensació de recompensa és gran. Però, tanmateix, si no arriba a aconseguir-ho, la frustració pot arribar a ser molt important.
A més, ser eficient i ràpid en la resposta a qui t'escriu, provoca que tu mateix esperis el mateix de la part contrària. I com en molts casos això no es produeix, la sensació de neguit i ansietat pot costar-te ser productiu en altres tasques i, al seu torn, no respondre a altres emails que et van entrant mentre no deixes de pensar en aquell que no et respon.
Per això és millor rebaixar les expectatives pròpies i alienes i prendre la gestió de lectures i respostes amb una major tranquil·litat. Això hauria d'implicar també que aquelles persones amb les que habitualment et creuis els correus, siguin conscients que a més de llegir i escriure emails, dediques el teu temps a altres tasques i que no poden esperar que operis a l'instant ni de bon tros.
Utilitza la regla de les 5 frases
Els emails molt llargs provoquen mandra o aclaparament i se solen deixar per més endavant o senzillament s'esborren. Quant als correus electrònics, es pot aplicar aquesta màxima que diu que "menys és més". Per això, sempre que es pugui, no hauria d'escriure's o respondre's un email amb més de 5 frases. Si a més, ets capaç de fer-ho més tractiu explicant el motiu del correu en l'espai reservat per a l'assumpte, les probabilitats que tot vagi sobre rodes, serà molt més gran.
Escriu i contesta per lots
Els éssers humans tenim moments el dia en què ens sentim més forts i altres en els quals estem més dèbils. És l'anomenat ritme circadiari. Normalment som més productius al matí, encara que no és així per a tothom. Cada un es coneix i sap les seves fortaleses i les seves debilitats, igual com sap en quins moments es troba millor al llarg del dia.
Normalment, i malgrat que també es tracta d'una tasca important, gestionar els emails no és el més rellevant que es fa en el dia a dia. Per això, escollir diversos moments del dia en què no et trobis en el límit de les teves forces, pot ser ideal per a la gestió dels correus. Elegeix un moment del matí, un altre del migdia i un tercer al final de la tarda, i posa-te'l com a costum perquè siguin les úniques estones per a aquesta tasca. Així prendràs el control del teu temps, mecanitzaràs la tasca dels emails i rebaixaràs considerablement la teva ansietat.
Prepara models de resposta
En general, hi ha patrons recurrents en el tipus i el moment dels correus electrònics que rebem setmanalment. Una de les millors maneres d'administrar el seu correu electrònic, estalviar temps i reduir l'ansietat és preparar diversos models de correu electrònic amb anticipació com una guia per respondre a consultes comunes per correu electrònic.
Guarda aquests models al teu correu i utilitza'ls segons a qui hagis d'escriure o contestar. Amb introduir molt poques variacions, tindràs fet per endavant el text d'un gran percentatge dels correus del dia a dia. La resta dels email, els més especials, escriu-los o contesta'ls amb més detall i prenent el teu temps. Però l'estalvi de temps que et facilitaran els models, servirà perquè et sentis millor en enfrontar-te al correu i que la teva ansietat es redueixi o desaparegui.