El correo electrónico es una de las novedades más importantes y útiles para comunicarse de las últimas décadas. Ha permitido estar en contacto a personas de cualquier parte de mundo al instante tanto en lo personal como en lo profesional.
El problema es que el correo electrónico no solo goza de virtudes, sino que genera una gran ansiedad en muchos de los que lo utilizan a diario y que, además, no pueden permitirse el lujo de prescindir del mismo. Ver cómo la bandeja de entrada se va llenando de emails y que no nos da la vida para ponernos al día con ellos, tanto para leerlos, como en algunos casos para contestarlos, se ha convertido en un problema real que algunos sufren casi cada día.
Por eso, a continuación vamos a ver algunos consejos que pueden servirte para rebajar ese nivel de ansiedad y que no desarrolles una fobia a una herramienta que todos saben que, en sí, es útil.
Evita organizar emails usando carpetas
Contrariamente a los consejos habituales, organizar y clasificar los correos electrónicos utilizando carpetas puede ser contraproducente para tu productividad y tu bienestar.
La diferencia de tiempo que te puede llevar entre hacer un clic en un árbol de carpetas y realizar una búsqueda en tu gestor de correos, puede ser de cinco veces más en el caso de la primera opción. Al principio quizá no notes diferencias, pero según se vaya haciendo más grande la ristra de carpetas de las que dispones, la tarea se acaba volviendo en algo pesado y que genera ansiedad. Por ello es mucho más recomendables acabar con el método de ordenar por carpetas y utilizar la función de búsqueda que tiene todo proveedor de correo electrónico.
Olvídate de tener tu bandeja de entrada siempre a cero
Hay muchas personas que se ponen como objetivo tener la bandeja de entrada del correo electrónico vacía o a cero. Hacen todo lo posible para leer todos los emails y clasificarlos para así sentirse bien. Y no es de extrañar, porque al fin y al cabo, la misma ciencia ha encontrado cómo esta costumbre produce una sensación de recompensa en quienes se lo marcan como objetivo. Si quien lo practica a diario consigue llegar a su objetivo, su sensación de recompensa es grande. Pero, sin embargo, si no llega a conseguirlo, la frustración puede llegar a ser muy importante.
Además, ser eficiente y rápido en la respuesta a quien te escribe, provoca que tú mismo esperes lo mismo de la parte contraria. Y como en muchos casos esto no se produce, la sensación de desazón y ansiedad puede costarte ser productivo en otras tareas y, a su vez, no responder a otros emails que te van entrando mientras no dejas de pensar en aquel que no te responde.
Por eso es mejor rebajar las expectativas propias y ajenas y tomarse la gestión de lecturas y respuestas con una mayor tranquilidad. Eso debería implicar también que aquellas personas con las que habitualmente te cruces los correos, sean conscientes de que además de leer y escribir emails, dedicas tu tiempo a otras tareas y que no pueden esperar que operes al instante ni mucho menos.
Usa la regla de las 5 frases
Los emails muy largos provocan pereza o agobio y se suelen dejar para más adelante o sencillamente se borran. En cuanto a los correos electrónicos, se puede aplicar esa máxima que dice que “menos es más”. Por eso, siempre que se pueda, no debería escribirse o responderse un email con más de 5 frases. Si además, eres capaz de hacerlo más tractivo explicando el motivo del correo en el espacio reservado para el asunto, las probabilidades de que todo marche sobre ruedas, será mucho mayor.
Escribe y contesta por lotes
Los seres humanos tenemos momentos en el día en los que nos sentimos más fuertes y otros en los que estamos más débiles. Es el llamado ritmo circadiano. Normalmente somos más productivos por las mañanas, aunque no es así para todo el mundo. Cada uno se conoce y sabe sus fortalezas y sus debilidades, al igual que sabe en qué momentos se encuentra mejor a lo largo del día.
Normalmente, y pese a que también se trata de una tarea importante, gestionar los emails no es lo más relevante que se hace en el día a día. Por eso, escoger varios momentos del día en los que no te encuentres en el tope de tus fuerzas, puede ser ideal para la gestión de los correos. Elige un momento de la mañana, otro del mediodía y un tercero al final de la tarde, y póntelo como costumbre para que sean los únicos ratos para esta tarea. Así tomarás el control de tu tiempo, mecanizarás la tarea de los emails y rebajarás considerablemente tu ansiedad.
Prepara modelos de respuesta
Por lo general, hay patrones recurrentes en el tipo y el momento de los correos electrónicos que recibimos semanalmente. Una de las mejores formas de administrar su correo electrónico, ahorrar tiempo y reducir la ansiedad es preparar varios modelos de correo electrónico con anticipación como una guía para responder a consultas comunes por correo electrónico.
Guarda estos modelos en tu correo y utilízalos según a quién tengas que escribir o contestar. Con introducir muy pocas variaciones, tendrás hecho de antemano el texto de un gran porcentaje de los correos del día a día. El resto de los email, los más especiales, escríbelos o contéstalos con más detalle y tomándote tu tiempo. Pero el ahorro de tiempo que te van a facilitar los modelos, servirá para que te sientas mejor al enfrentarte al correo y que tu ansiedad se reduzca o desaparezca.