Adverteix-l'hi a aquest cap corcó que tens: allò de reunir-se ja no està de moda, així que se'l pot estalviar si la seva idea és continuar intentant dissimular així la seva incompetència. El teletreball, el report per objectius i el debat obert sobre la conveniència d'una setmana laboral de quatre dies han convertit la reunió tradicional en un format de trobada que ni agrada, ni funciona ni beneficia perquè, segons demostra un recent estudi del MIT (sí, el Massachussets Institute of Technology) quan en una empresa no se celebren reunions durant tres dies la productivitat creix en fins a un 70%. I no és per a menys perquè, també segons el MIT, fins i tot abans de la pandèmia el 71% dels mànagers consideraven que les reunions són un format d'intercanvi d'opinions i coordinació d'equips "improductiu i costós".
Distraccions, dibuixos i fins i tot petites migdiades
I és que encara que la mona (reunió, en aquest cas) es vesteixi de seda (camufli el seu nom travistiéndo's, per exemple, de team building event o brainstorming), mona es queda. I mona, en aquest cas, equival a llauna inaguantable. Tant és així que un altre estudi, aquest elaborat per la desenvolupadora de programari australiana Atlassian, indica que el 91% dels assistents a una reunió es distreu durant la mateixa, el 73% s'entreté mirant el mòbil o fent dibuixos i que fins a un 39% arriba a adormir-se momentàniament durant l'esdeveniment. Avui, i fixa't en la teva empresa per comprovar-ho, el principal desafiament que tot treballador afronta cada setmana és trobar una excusa per evitar participar en trobades així. Es parla, fins i tot, fins i tot del dret de l'empleat a no assistir. Firmes com Huawei porten fent-ho fa mesos i cada vegada que es convoca una reunió, l'empleat pot discutir amb els seus responsables si assisteix o no. En Repsol, les reunions no es convoquen si no és per a temes que no puguin resoldre's mitjançant col·laboració remota i asíncrona i, si tenen lloc, mai no duren més de mitja hora.
Mai abans de les 9.15 i mai després de les 17.00
Les reunions, a més, es limiten ja quant a horari i durada: les grans empreses eviten convocar-les abans de les 09:15 h i després de les 17.00 i bancs com el BBVA planegen fins i tot prohibir-les en horari de tarda. A Amazon, tot és més senzill: cada empleat decideix si participa o no o si envia algú perquè escolti per ell. Quant a durada, es recomana que les reunions no superin els tres quarts d'hora, que existeixi un moderador i un ordre del dia i que en cada trobada no participin més de sis persones.
Quan són útils?
Malgrat tot, les reunions continuen sent útils, ja que determinats objectius poden aconseguir-se només amb interaccions entre persones cara a cara o telemàticament. Si cal debatre sobre un nou producte o sobre un problema que requereix una solució que ningú no coneix de moment, són una bona opció, però sempre degudament estructurades. El que acabarà morint amb les reunions informatives o les que es convoquen periòdicament perquè sí. De fet, en relació amb les reunions hi ha una màxima molt simple: Pots explicar-ho en un correu, amb un whatsapp o en una trucada? Si les resposta és sí, no convoquis res i estalvia't temps i estalvia-l'hi als altres.