Adviérteselo a ese jefe pelma que tienes: lo de reunirse ya no está de moda, así que se lo puede ahorrar si su idea es seguir intentando disimular así su incompetencia. El teletrabajo, el reporte por objetivos y el debate abierto acerca de la conveniencia de una semana laboral de cuatro días han convertido la reunión tradicional en un formato de encuentro que ni gusta, ni funciona ni beneficia porque, según demuestra un reciente estudio del MIT (sí, el Massachussets Institute of Technology) cuando en una empresa no se celebran reuniones durante tres días la productividad crece en hasta un 70%. Y no es para menos porque, también según el MIT, incluso antes de la pandemia el 71% de los managers consideraban que las reuniones son un formato de intercambio de pareceres y coordinación de equipos “improductivo y costoso”.
Distracciones, dibujos y hasta pequeñas siestas
Y es que aunque la mona (reunión, en este caso) se vista de seda (camufle su nombre travistiéndose, por ejemplo, de team building event o brainstorming), mona se queda. Y mona, en este caso, equivale a tostón inaguantable. Tanto es así que otro estudio, este elaborado por la desarrolladora de software australiana Atlassian, indica que el 91% de los asistentes a una reunión se distrae durante la misma, el 73% se entretiene mirando el móvil o haciendo dibujos y que hasta un 39% llega a dormirse momentáneamente durante el evento. Hoy, y fíjate en tu empresa para comprobarlo, el principal desafío que todo trabajador afronta cada semana es encontrar una excusa para evitar participar en tales encuentros. Se habla, incluso, hasta del derecho del empleado a no asistir. Firmas como Huawei llevan haciéndolo hace meses y cada vez que se convoca una reunión, el empleado puede discutir con sus responsables si asiste o no. En Repsol, las reuniones no se convocan si no es para temas que no puedan resolverse mediante colaboración remota y asíncrona y, si tienen lugar, nunca duran más de media hora.
Nunca antes de las 9.15 y jamás después de las 17.00
Las reuniones, además, se limitan ya en cuanto a horario y duración: las grandes empresas evitan convocarlas antes de las 09:15 h y después de las 17.00 y bancos como el BBVA planean incluso prohibirlas en horario de tarde. En Amazon, todo es más sencillo: cada empleado decide si participa o no o si envía a alguien para que escuche por él. En cuanto a duración, se recomienda que las reuniones no superen los tres cuartos de hora, que exista un moderador y un orden del día y que en cada encuentro no participen más de seis personas.
¿Cuándo son útiles?
Pese a todo, las reuniones siguen siendo útiles, ya que determinados objetivos pueden lograrse sólo con interacciones entre personas cara a cara o telemáticamente. Si hay que debatir sobre un nuevo producto o acerca de un problema que requiere de una solución que nadie conoce de momento, son una buena opción, pero siempre debidamente estructuradas. Lo que acabará muriendo con las reuniones informativas o las que se convocan periódicamente porque sí. De hecho, en relación a las reuniones hay una máxima muy simple: ¿Puedes explicarlo en un correo, con un whatsapp o en una llamada? Si las respuesta es sí, no convoques nada y ahórrate tiempo y ahórraselo a los demás.