Pronto, Documentos de Google permitirá a los usuarios de Workspace Individual pedir que alguien realice una firma digital (eSignature en inglés) en un documento. En concreto, desde esta aplicación de Google se podrán añadir dos nuevos campos a un contrato o acuerdo: el campo de la firma (en donde se ejecutará la firma electrónica en cuestión) y el campo fecha de la firma, que indicará cuándo se efectuó la firma.
Una vez se han procedido las firmas, Documentos de Google automáticamente enviará copias del contrato / documento firmado a las dos partes interesadas. También se podrán crear múltiples copias de los contratos en el caso de que se necesiten muchas firmas digitales de diferentes personas implicadas.
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El objetivo de esta nueva función de productividad de Documentos de Google es acelerar procesos y facilitar la vida a sus usuarios. Hasta este anuncio, no existía una forma oficial de firmar un documento en esta app. La alternativa más popular consiste en buscar algún servicio online que incluya función de pedir/realizar firmas digitales. Con esta inminente integración, los usuarios de Workspace Individual se ahorrarán pasos, clics y quebraderos de cabeza.
"Si tienes que estar constantemente cambiando de apps mientras trabajas, puede ser difícil mantener el hilo de cuántos contratos o acuerdos necesitas que te sean firmados, sobre todo si llevas un negocio tú solito", explica el blog oficial de Google. "Es todo un reto, incluso si estás habituado a trabajar en multitarea".
Ten en cuenta por eso que la función de solicitar y realizar firmas digitales en Documentos de Google solo estará disponible en su modalidad Workspace Individual. Se trata de una opción gratuita de Workspace que nació para ayudar a emprendedores o personas que llevan sus propios negocios.
Google ha ido añadiendo nuevas funciones en su Workspace Individual poco a poco. Por ejemplo, en 2021, se añadió la posibilidad de ejecutar campañas de email marketing directamente desde Gmail: se ofrecieron plantillas profesionales (totalmente personalizables) o la posibilidad de enviar emails personalizados.
"Para cualquier negocio, es crucial conectar con clientes, o con posibles clientes, tanto en conversaciones cara-a-cara como en una escala mayor", argumenta el blog de Google. "Workspace Individual nació para facilitar estos tipos de procesos: que te sea fácil, por ejemplo, programar consultas o enviar comunicaciones como boletines mensuales con pocos clics de esfuerzo".
Si no te interesa ser usuario de Workspace Individual, y no tienes ganas de buscar servicios alternativas de firma de documentos, existe un apaño para firmar desde la versión normal de Documentos de Google. Abres un documento nuevo, haces clic en Insertar-Dibujo-Nuevo, luego seleccionas la opción a Mano alzada, trazas tu firma electrónica y le das a Guardar y cerrar. De ahora en adelante, podrás arrastrar esa eSignature a los documentos que debas firmar (e incluso cambiar de tamaño si lo necesitas).