El calendario normativo se acelera y la transformación digital avanza imparable en el tejido empresarial español. La entrada en vigor del nuevo reglamento que desarrolla la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) y la Ley Antifraude (Ley 11/2021) marcará un antes y un después para miles de empresas y profesionales. A partir del 2026, la factura electrónica estructurada será obligatoria en todas las operaciones B2B, con exigencias técnicas y fiscales que van mucho más allá del simple envío de un PDF por correo electrónico.

"El nuevo marco legal es ambicioso y necesario, pero también exigente para las pymes", afirma Gaspar Palmer, CEO de OpenKM, compañía especializada en gestión documental empresarial. "Nos enfrentamos a una digitalización acelerada en que no es suficiente de tener un programa de facturación: hace falta una infraestructura tecnológica capaz de garantizar integridad, trazabilidad, automatización y conservación legal de cada factura," mantiene el CEO de la empresa mallorquina.

Implicación europea e impacto fiscal

El reglamento publicado en marzo de 2025 incorpora cambios de gran importancia, muchos de ellos alineados con la Directiva ViDA (VATIO in the Digital Age) aprobada por la Unión Europea (UE). Entre las novedades, los expertos de OpenKM destacan:

· Adopción del formato UBL (Universal Business Language) como estándar europeo, dejando atrás el tradicional Facturae.

· Eliminación de excepciones: todas las facturas voluntarias tienen que ser electrónicas.

· Obligación de reportar en tiempo real a la Agencia Tributaria mediante el sistema VeriFactu, incluso desde formularios web.

· Requisitos de conservación digital conforme a la Disposición Adicional 21.ª de la Ley 56/2007: las facturas digitalizadas con garantías legales podrán sustituir completamente sus versiones en papel.

"El objetivo claro está: mejorar el control de pagos, reducir la morosidad y combatir el fraude fiscal", explica Gaspar Palmer, que añade que "eso también implica que las empresas tengan que contar con soluciones robustas que cumplan tanto los requisitos técnicos como los legales de conservación a largo plazo". En este escenario, las empresas no tienen que empezar de cero. En definitiva, con la factura electrónica obligatoria al horizonte inmediato, contar con un sistema de gestión documental avanzado es una apuesta estratégica por la eficiencia, la transparencia y la transformación digital real.