El calendari normatiu s'accelera i la transformació digital avança imparable en el teixit empresarial espanyol. L'entrada en vigor del nou reglament que desenvolupa la Llei Crea i Crece (Llei 18/2022) i la Llei Antifrau (Llei 11/2021) marcarà un abans i un després per a milers d'empreses i professionals. A partir del 2026, la factura electrònica estructurada serà obligatòria en totes les operacions B2B, amb exigències tècniques i fiscals que van molt més enllà del simple enviament d'un PDF per correu electrònic.

“El nou marc legal és ambiciós i necessari, però també exigent per a les pimes”, afirma Gaspar Palmer, CEO d'OpenKM, companyia especialitzada en gestió documental empresarial. "Ens enfrontem a una digitalització accelerada en què no n'hi ha prou de tenir un programa de facturació: cal una infraestructura tecnològica capaç de garantir integritat, traçabilitat, automatització i conservació legal de cada factura", manté el CEO de l'empresa mallorquina.

Implicació europea i impacte fiscal

El reglament publicat el març de 2025 incorpora canvis de gran importància, molts d'ells alineats amb la Directiva ViDA (VAT in the Digital Age) aprovada per la Unió Europea (UE). Entre les novetats, els experts d'OpenKM destaquen:

·       Adopció del format UBL (Universal Business Language) com a estàndard europeu, deixant enrere el tradicional Facturae.

·       Eliminació d'excepcions: totes les factures voluntàries han de ser electròniques.

·       Obligació de reportar en temps real a l'Agència Tributària mitjançant el sistema VeriFactu, fins i tot des de formularis web.

·       Requisits de conservació digital conforme a la Disposició Addicional 21a de la Llei 56/2007: les factures digitalitzades amb garanties legals podran substituir completament les seves versions en paper.

“L'objectiu és clar: millorar el control de pagaments, reduir la morositat i combatre el frau fiscal”, explica Gaspar Palmer, que afegeix que “això també implica que les empreses hagin de comptar amb solucions robustes que compleixin tant els requisits tècnics com els legals de conservació a llarg termini”. En aquest escenari, les empreses no han de començar de zero.  En definitiva, amb la factura electrònica obligatòria a l'horitzó immediat, comptar amb un sistema de gestió documental avançat és una aposta estratègica per l'eficiència, la transparència i la transformació digital real.