El cambio del papel a la digitalización de las facturas es una medida que afectará, principalmente, a pymes y autónomos de nuestro país. Ante la incertidumbre que genera el cambio, sin fechas 100% marcadas todavía en el calendario y con unas exigencias de la administración pública al sector privado que, por el contrario, no se cumplan y exigen todavía hacer trámites presenciales pese a los nuevos cambios, ON ECONOMIA quiere analizar con un experto todo lo que, hasta la fecha, se conoce.
Entrevistamos a Carles Marcos, director general de Qonto en España. Licenciado en Administración y Dirección de Empresas por ESADE (2010-2014), empezó su experiencia profesional al trabajar como becario en McCann (Londres), Henkel (Shanghái) y Rocket Internet (Múnich). En abril de 2019, Carles se incorporó a Qonto como Country Manager de España. Ha logrado un crecimiento recurrente para Qonto en el país y ahora está posicionándose como una persona influyente en los sectores fintech y de emprendimiento españoles. Carles ha participado como ponente en eventos de primer nivel como 4 Years From Now, South Summit y Valencia Digital Summit.
¿Qué costes supone la transformación electrónica para una pyme o para un autónomo?
La transformación electrónica no debería verse como un coste, sino como una inversión estratégica. Es cierto que hay ciertos gastos iniciales, como adaptar sistemas o contratar herramientas que permitan emitir facturas electrónicas y llevar un control más digitalizado, pero los beneficios superan con creces esa inversión. Desde Qonto, por ejemplo, optamos por ofrecer soluciones que integran la facturación, la contabilidad y el control de gastos en una misma plataforma, lo que reduce tiempos administrativos y mejora el control financiero. Eso, para una pyme o autónomo, es tiempo ganado y errores evitados, que a la larga se traduce en ahorro.
¿Las fechas exactas de implementación de la herramienta VERI*FACTU están cerradas al 100%?
La implementación de VERIFACTU marca un hito importante en la digitalización fiscal en España, y aunque las fechas clave están fijadas, todavía no podemos considerarlas cerradas al 100 %. A día de hoy, los proveedores de software deben tener sus soluciones adoptadas en julio de 2025; las empresas estarán obligadas a utilizarlas a partir del 1 de enero de 2026; y los autónomos y comunidades de bienes disponen de un margen adicional hasta el 1 de julio de 2026.
Ahora bien, desde nuestra experiencia en Qonto, sabemos que más allá del calendario, la preparación real del ecosistema, desde asesores hasta pequeños negocios, puede marcar la diferencia. Por eso, seguimos de cerca cada novedad normativa y técnica, colaboramos activamente con desarrolladores y nos aseguramos de que nuestras herramientas estén alineadas con los requisitos oficiales. Nuestro objetivo es que tanto pymes como autónomos puedan adaptarse sin fricciones, cumpliendo con la nueva regulación de forma ágil y segura.
¿No os sorprende, desde vuestra experiencia, que los trámites más básicos sean físicos todavía e impongan a la vez esta transformación tan radical para las pymes?
Desde Qonto, más que sorprendernos, sabemos que esto solo es una evidencia más de la necesidad urgente de modernizar la relación entre las pymes y la administración. Que en 2025, muchos trámites sigan exigiendo procesos físicos mientras que al mismo tiempo se impulsa una digitalización fiscal tan ambiciosa como VERI*FACTU, genera una contradicción operativa que recae especialmente en los pequeños negocios y los autónomos.
Las pymes necesitan herramientas que les permitan adaptarse a esta doble realidad: cumplir con requisitos cada vez más técnicos y digitales, mientras siguen lidiando con gestiones arcaicas. Por eso, en Qonto apostamos por soluciones integradas, intuitivas y 100 % digitales que no solo faciliten esa transición, sino que también ahorren tiempo y eviten errores. Es fundamental que la tecnología financiera acompañe, y no complique, este proceso de transformación.
¿Qué debe saber una persona que tenga que hacer la facturación electrónica? ¿Qué aspectos debe conocer para prepararse ante este cambio?
En primer lugar, no se trata solo de una cuestión tecnológica, sino también de un requisito legal que muchas administraciones están imponiendo para garantizar mayor control fiscal y transparencia. Por tanto, conocer la normativa vigente y las obligaciones que se derivan es esencial para evitar sanciones o problemas con Hacienda.
A su vez, es importante comprender que la facturación electrónica exige el uso de formatos estándar que garanticen la validez y la integridad del documento. Esto significa que las facturas ya no pueden ser documentos de Excel o simplemente archivos PDF enviados por correo, deben cumplir con ciertos formatos estructurados, estar firmadas digitalmente para asegurar su autenticidad y que no hayan sido manipuladas. En este sentido, la tecnología juega un papel crucial: contar con un software o plataforma que permita generar, enviar y almacenar facturas correctamente es necesario para cumplir con la normativa y simplificar toda la gestión.
Sin embargo, más allá de los aspectos técnicos y legales, la facturación electrónica implica también un cambio cultural y operativo dentro de las empresas de nuestro país. Los equipos financieros y administrativos deben adaptarse a nuevos procesos, aprender a manejar nuevas herramientas y entender cómo integrar la facturación electrónica en el flujo diario de trabajo.
En el resto de países europeos, ¿los sistemas funcionan de manera similar?
Puedo asegurar que el camino hacia la facturación electrónica es un objetivo común en Europa, pero los ritmos y modelos de implementación varían significativamente entre los países. Por ejemplo, Italia fue pionera en este terreno y ya lleva años con la facturación electrónica obligatoria, tanto entre empresas como frente a la administración. Francia ha comenzado también su transición con un enfoque progresivo, similar al que España plantea con VERI*FACTU. Mientras que Alemania, por su parte, ha optado por modelos más descentralizados y con mayor protagonismo de los estados federales.
Sin embargo, la constante en toda Europa es la apuesta por una mayor transparencia fiscal, control del fraude y automatización de procesos contables. Desde Qonto observamos que las soluciones digitales financieras tienen un papel clave para que este cambio no solo sea una obligación, sino una oportunidad. Por ello, adaptamos nuestras herramientas a los requisitos específicos de cada país de los 8 mercados en los que trabajamos actualmente al ayudar a nuestros clientes a cumplir con la normativa, sin perder de vista la simplicidad y el control que necesitan para su día a día.
¿Qué riesgos supone seguir en el formato físico?
Seguir en el formato físico supone varios riesgos para las pymes y autónomos, especialmente en términos de eficiencia, seguridad y cumplimiento normativo. En primer lugar, el manejo de facturas en papel conlleva una mayor carga administrativa: almacenar, gestionar y buscar documentos es una tarea tediosa, propensa a errores y una pérdida significativa de la productividad. Además, los procesos manuales aumentan el riesgo del deterioro de documentación esencial, lo que puede afectar a la contabilidad y a las auditorías.
Otro aspecto crítico es el cumplimiento normativo. Con la llegada de VERI*FACTU y otros marcos de digitalización fiscal, la facturación electrónica ya no será una opción, sino una obligación, lo que supone que seguir utilizando formatos físicos puede derivar en sanciones o dificultades para adaptarse a tiempo. Desde Qonto, vemos que aquellas empresas que aún dependen de procesos manuales podrían enfrentarse a una transición complicada. Por último, la seguridad también es fundamental. La digitalización permite automatizar procesos y mejorar el control sobre las facturas, reduciendo riesgos de fraude o duplicaciones. En un entorno cada vez más exigente en términos de transparencia y trazabilidad, contar con soluciones digitales es una garantía para mantener el negocio eficiente y seguro.