Recepcionista de hotel apunta entradas y salidas. Jefa de recursos humanos o responsable de equipo planifica las tareas y los turnos del mes. Analista de datos deportivos saca los goles, asistencias, pases y regates realizados por un futbolista. Responsable de finanzas cuadra las cuentas y presupuestos de la empresa. En un momento en que el análisis de datos cobra cada vez más importancia en las oficinas, una vieja herramienta de aparencia austera nacida en el año 87 como Excel no solo aguanta al paso del tiempo, sino que cobra cada vez más fuerza en el mercado laboral. "Se puede hacer de todo", afirma Maria José Pérez, estadística de formación y coordinadora de Recursos Humanos de la Barcelona School of Management de la Universitat Pompeu Fabra (BSM-UPF). 

Basta hacer una búsqueda en Linkedin con la palabra Excel para comprobar cómo anda de buscado alguien que domine esta herramienta. "Imprescindible dominio de tablas dinámicas y fórmulas", reza el anuncio de un puesto de jefe de administración en Valencia. "Se valora dominio de Excel", un técnico fiscal y contable en Barcelona. "Experiencia y conocimiento avanzado de Excel", piden para un puesto de analista de mercados energéticos. 

Ingeniero superior colegiado responsable de proyectos renovables, credit controller, analista de negocio o responsable de protección de datos son otros de los puestos que requiere esta tecnología que, en vez de estar amenazada por otros programas de análisis de datos, es tan flexible como para nutrirse de ellos y aportarles valor. Si aparentemente la Inteligencia Artificial puede ser una amenaza para Excel, la realidad muestra lo contrario: Microsoft anunció ya en 2018 que el software incorporaba esta tecnología y con la IA generativa sus capacidades aún pueden crecer más. Es más, ya hay diversos tutoriales que explican cómo utilizar Chat GPT para mejorar la prestaciones de Excel.

Son varios los despachos de Recursos Humanos que han incluido Excel entre las habilidades digitales más demandadas del mercado laboral, en algunos casos calificándola como "la joya de la corona", según una publicación de la revista especializada en Recursos Humanos Rrhhdigital. 

Lo creó en los años 80 el ingeniero informático Charles Simonyi, hoy multimillonario, y aguanta como una de las habilidades digitales más demandadas del mercado laboral

La historia del Excel se remonta al año 1982, cuando el ingeniero informático Charles Simonyi, licenciado en la Universidad de California, Berkeley, y especializado en matemáticas y estadística, creó el programario completo de Office para Microsoft, ya por entonces un gigante tecnológico. Simonyi fundó en 2002 la empresa Intentional Software, que crea programas adaptados a las necesidades de las empresas, y cuenta con una fortuna de 7.300 millones de euros, según Forbes. En 2007, se convirtió en el quinto turista espacial y el segundo húngaro de la historia en visitar el espacio. 

"El Excel te permite hacer cualquier análisis. Muchos programas de datos vienen con grandes sistemas predefinidos, pero Excel te permite agruparlos. Puedes tener en un mismo documento un módulo financiero, un módulo logístico, después entrelazarlos...", analiza Maria José Pérez, coordinadora de Recursos Humanos de la BSM-UPF. "Nosotros en la universidad tenemos un sistema de fichaje predefinido, pero esos datos los podemos exportar al Excel y mezclarlo, por ejemplo con los sueldos, y comprobar la correlación entre el absentismo y los sueldos. Me permite hacer todo tipo de cálculos y formas", abunda la experta en estadística. 

Finanzas, márketing y recursos humanos

"Desde que empecé a trabajar, el Excel ha sido básico en mi trabajo. He creado sistemas de contabilidad de pequeñas empresas con Excel porque no tenían capacidad de pagar por un programa específico", cuenta María José, apuntando también a la versatilidad de un programa que sale muy barato a las empresas porque viene con el pack básico de Office. En la propia universidad, puestos de gestión académica, financiera o incluso márketing o departamentos de calidad necesitan conocimientos de Excel para  ser contratados. 

Instituciones públicas, comercializadoras de luz, editoriales...son algunos de los tipos de empresa que a María José Pérez le vienen a la cabeza que utilizan Excel. Ante su fama de complicado, María José rebate: "Yo diría que no es complejo, pero necesitas practicarlo y se aprende a base de uso y necesidades, de tener que aplicar las fórmulas". Son muchas las plataformas, centros y tutoriales de vídeo que enseñan Excel, "pero los trabajadores si no lo aplican en el día a día no lo perfeccionan bien", completa Pérez. 

"No es complejo, pero necesitas practicarlo para perfeccionarlo, se aprende con el uso", dice María José Pérez

Para ella, "concatenar fórmulas, crear combinaciones" es uno de los grandes diferenciales de Excel. "Cuando haces fórmulas, puedes hacer tablas dinámicas y condicionales y aplicarles todas la variables. A lo mejor en una pestala tienes un importe y en la otra pestaña el número de cliente. Pero el programa te puede encontrar el valor de una pestaña y aplicártelo a la otra para devolverme el valor que yo quiero", desarrolla sin entrar mucho más allá en lo técnico.

La responsable de Selección de la empresa de Recursos Humanos Grupo Montaner, Eva Espinosa, confirma la importancia de Excel en su sector. "Se utiliza un 10% de su potencial", afirma, y ella misma lo utiliza en su día a día para consultorías, formaciones y otros usos. "Siempre ha estado ahí, pero sin hacer mucho ruido", dice. 

En muchos sectores, el conocimiento del Excel no es decisivo, "pero suma". En otros, como Recursos Humanos,financiero, fiscal, auditoría o análisis de datos, es casi indispensable, explica Espinosa.  "Es difícil que un programa aguante tantas variables y sea tan versátil como el Excel, que es útil en todos los departamentos", remata la técnica de selección.