La Agencia Tributaria ha establecido como obligatorio un nuevo sistema de verificación de facturas para todos los contribuyentes que desarrollan una actividad económica obligada a emitir facturas. Es decir, deben cumplir la norma denominada Verifactu las microempresas, pymes y autónomos, independientemente de su tamaño o sector. No obstante, afectará directamente a aquellos contribuyentes que ingresen menos de 6 millones de euros anuales, puesto que los que superan esta cifra ya están obligados a remitir sus facturas electrónicamente mediante el llamado Suministro Inmediato de Información (SII), al que se acogen generalmente las grandes empresas, grupos que emiten o soportan el IVA y las administraciones públicas.

El objetivo de la medida es la lucha contra el fraude y, por ello, está incluido en la Ley Antifraude. El sistema Verifactu entra en vigor en dos fases: el 1 de enero de 2026 para las sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2026 para el resto de empresas y autónomos. Será de aplicación en España, salvo en el País Vasco y Navarra, que siguen una regulación propia. 

La medida está despertando diversas dudas en el tejido empresarial, siendo la más habitual la confusión entre el sistema de facturación Verifactu y la factura electrónica, "que no es lo mismo", advierten los expertos. De hecho, la factura electrónica es un proyecto que se implantará a posteriori y que cuelga de la Ley Crea y Crece, hace también obligatoria la factura electrónica para todas las relaciones comerciales entre empresarios y profesionales en España, a partir de 2026. 

Los expertos también apaciguan la incertidumbre que ha despertado la medida advirtiendo a empresarios y autónomos que "el Verifactu no es más que un sistema informático de facturación que, por sus características, incluye una serie de parámetros que hasta la fecha no era obligatorio que constaran en las facturas emitidas", exponen desde la consultora Avincla. 

Estos requisitos son, a grandes rasgos, los siguientes: 

  • Trazabilidad. Desde la creación de la factura hasta que se tramita, debe estar fechado cualquier dato introducido o modificado. 
  • Integridad e inalterabilidad. Por ello, hay una estrecha vigilancia una vez generada y registrada una factura, porque no se podrá alterar sin que el software lo detecte.
  • Conservación, accesibilidad y legibilidad. Las empresas deberán conservar el archivo de las facturas un mínimo de 4 años. Y estas deben ser accesibles y legibles durante ese tiempo, tanto para Hacienda como para los clientes. 
  • Registro. Cualquier modificación en la factura quedará registrada y Hacienda podrá realizar el seguimiento sin ningún problema. No olvidemos que el sistema se ha diseñado para extremar el control sobre el fraude fiscal.
  • Código QR. Para garantizar este control, y en tiempos de tecnología avanzada, las facturas llevarán incorporado un código QR con información. Principalmente, NIF del emisor, número de factura, fecha de emisión e importe total.

¿Qué gana con ello Hacienda? Una mayor eficacia en la comprobación de las transacciones que realizan las empresas para llevar a cabo sus actividades, señalan desde Avincla. La consultoría también alerta a empresas y autónomos de que el sistema se ha lanzado con un reglamento sancionador "exigente", puesto que las multas varían según la infracción, siendo las más comunes 50.000 euros por ejercicio fiscal para usuarios que utilicen software no homologado y 150.000 euros por ejercicio fiscal y tipo de software para fabricantes que vendan programas no conformes. "No únicamente tendrá responsabilidades la empresa o el autónomo, sino también el proveedor informático, sea interno o externo a la empresa".

De ahí, uno de los principales consejos de Marta Bové, socia directora de Avincla Fiscal: "Los responsables de los negocios se dejen aconsejar por sus proveedores de confianza y les exijan la certificación de los respectivos programas, un procedimiento que ha abierto la misma Agencia Tributaria y que está llevando a cabo en los últimos meses". Además, para evitar problemas posteriores, "el software que se instale, como estará sometido seguramente a actualizaciones sucesivas, es bueno pactar con el proveedor de las herramientas que todas las actualizaciones también serán certificadas por Hacienda, de lo contrario puede haber problemas más adelante". De hecho, los desarrolladores de software de facturación deberán tener sus programas adaptados y homologados en julio de 2025. 

Para la micro y pequeña empresa, además de los autónomos y profesionales por cuenta propia, el consejo es también otro, habituarse al uso del programa Verifactu gratuito que Hacienda ha puesto a disposición de todos los contribuyentes afectados que no quieran o no puedan desembolsar el pago de un software externo. Para aquellas empresas que disponen de sistemas informáticos desarrollados internamente por sus equipos de IT, la recomendación es que "siempre debe contar con la certificación que emite Hacienda".

"Verifactu si o sí", argumentan en Avincla. Hacen referencia a optar por esta primera opción, con la remisión automática e inmediata de los registros de facturación a la Agencia Tributaria, y descartar la probabilidad de conservar las facturas internamente sin remitir a Hacienda de forma instantánea porque "es una forma de ser más transparente que, en definitiva, otorga más confianza a clientes y proveedores del negocio".

Otros afectados y las excepciones

Marta Bové, socia directora de Avincla Fiscal insiste a los contribuyentes que verifiquen si pueden verse afectados por la obligatoriedad del Verifactu. Advierte, en concreto, a los ciudadanos no residentes en España pero con intereses económicos en el país, y también las comunidades de bienes -a excepción de las energéticas- que realizan actividades económicas -véase una promoción inmobiliaria-.

Contrariamente, en primer lugar, quedan exentos de la obligatoriedad aquellas empresas y profesionales acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII) con la Agencia Tributaria; es decir, aquellos que envían el detalle de los registros de facturación en un plazo de cuatro días a través de la Sede electrónica de la Agencia Tributaria y no tienen la obligación de presentar los modelos 347 (operaciones con terceras personas) y 390 (resumen anual del IVA).

Tampoco cumplirán con el Verifactu los contribuyentes acogidos al régimen especial de actividades agrícolas y ganaderas o algunos casos de actividades de comercio minorista; los que no tengan obligación de emitir facturas ni justificantes de venta -por ejemplo los propietarios de inmuebles alquilados-; y, por último, aquellos que utilicen el sistema TicketBAI en País Vasco y Navarra -equivalente a Verifactu en los territorios forales-.