La gestión de los gastos profesionales en las empresas del Estado presenta carencias significativas, según se desprende de un estudio elaborado por la plataforma Perk. La investigación, que ha analizado el comportamiento de 8.000 trabajadores en España, Estados Unidos, Reino Unido, Alemania y Francia, pone de manifiesto que un 21% de los empleados españoles admite que declara gastos de forma incorrecta de forma regular. Esta cifra incluye prácticas que van desde la inflación o duplicidad de recibos hasta la falsificación directa de comprobantes. El informe indica que más de la mitad de los trabajadores encuestados, un 57%, ha recurrido a estas prácticas en alguna ocasión, y el 79% afirma haber observado comportamientos irregulares entre sus compañeros. Estos datos sugieren que la manipulación de los gastos no es un hecho excepcional, sino una práctica extendida en el tejido empresarial.

El estudio señala que los sistemas de declaración manuales son uno de los principales factores que favorecen las irregularidades. Más de un tercio de los trabajadores españoles, un 34%, continúa utilizando el correo electrónico u hojas de cálculo para presentar sus gastos, un método que carece de controles automáticos. Entre los trabajadores que usan estos sistemas, la incidencia de irregularidades alcanza el 25%. La adopción de herramientas digitales, sin embargo, no elimina completamente el problema: un 18% de los empleados que utilizan software de gestión de gastos continúa presentando reclamaciones manipuladas de forma regular. Las categorías de gasto más afectadas por la manipulación son las comidas (24%), el entretenimiento de clientes (21%), los taxis (17%) y el kilometraje (17%). Este patrón refleja que las categorías con límites más subjetivos o con una frontera menos clara entre el uso profesional y el personal son las que presentan una vulnerabilidad más elevada.

El impacto económico supera los 250 euros anuales por trabajador

El estudio cuantifica el impacto económico de las irregularidades. En el Estado, el valor anual medio de los gastos declarados incorrectamente por cada empleado que lo hace de manera habitual asciende a 250 euros. Esta cifra sitúa al país en una posición intermedia en el estudio comparativo internacional, por debajo de Alemania (290 euros) y el Reino Unido (320 libras), pero en línea con Francia. En cuanto a las causas, el 31% de los encuestados atribuye la manipulación a un error genuino o a un malentendido de las normas, mientras que un 22% señala directamente la falta de claridad en la política de gastos de la empresa. La formación y la comunicación, por tanto, aparecen como elementos clave para reducir las irregularidades.

El estudio pone el foco en el uso de la inteligencia artificial generativa para la creación de recibos falsos. Un 43% de los empleados españoles admite que ha presentado al menos una vez un comprobante generado con IA, mientras que un 8% confiesa que lo hace de manera habitual. Esta cifra sitúa a España al mismo nivel que Estados Unidos. Un 20% de los empleados afirma que su empresa ya utiliza IA para detectar fraudes en los gastos. No obstante, un 19% de los trabajadores que admiten declarar gastos irregulares de forma habitual son conscientes de que su empresa utiliza esta tecnología, pero continúan haciéndolo.

El informe propone tres líneas de actuación para las empresas que quieran mejorar el control de sus gastos. La primera es ampliar el acceso a tarjetas corporativas, dado que el 61% de los trabajadores españoles no dispone de ellas o trabaja en organizaciones donde su uso está restringido. La segunda es eliminar la fricción en el proceso de declaración, ya que el 43% de los empleados no reclama pequeños gastos legítimos porque el esfuerzo no compensa. La tercera es implementar controles proactivos, con límites de gasto y restricciones por categoría, que permitan detectar inconsistencias antes de que se produzca el gasto.