Las oficinas han incorporado el teletrabajo e, incluso los mismos gobiernos, han introducido cambios legislativos en la manera de entender esta después de la pandemia derivada de la covid el año 2020. Ahora bien, la combinación de tener jornadas laborales desde casa con las de oficina de toda la vida también han comportado una segunda derivada: la reconversión de los espacios fijados para las empresas, la oficina de toda la vida. Y con el objetivo de seguir ofreciendo espacios de encuentro, pero más limitados en tiempo y número de personas nacen los espacios de trabajo flexibles que también se conocen bajo su anglicismo de flex office.
Rompiendo estructuras
El flex office, también conocida como desk sharing, se adapta a la organización laboral actual para satisfacer las necesidades de autonomía y flexibilidad de los empleados. Implantar flex office dentro de una empresa es beneficioso para los trabajadores, pero también para la propia empresa. Se basa en una nueva forma de organización de las estaciones de trabajo para los empleados. En la estructura organizativa tradicional, el empleado está asignado en un lugar fijo, ya sea en espacio abierto o en una oficina cerrada. En flex office, el espacio de trabajo se distribuye según el uso. Por lo tanto, el empleado irá a la zona que mejor se adapte a la tarea que tiene que realizar. Flex office es un espacio de trabajo dispuesto para que los empleados trabajen en condiciones óptimas. Eso implica una adecuada distribución del espacio, incluyendo despachos de trabajo, lavabo, salas de reuniones, comedor, etc. En este entorno, la nomadización de los empleados está, pues, directamente ligada a su actividad y a su estado de ánimo del momento con el fin de maximizar su productividad.
Ventajas e inconvenientes
Este concepto se entiende no tanto como una tendencia sencilla, sino una auténtica evolución. Esta nueva distribución de oficinas es un fenómeno revolucionario que subraya el paso de una economía de propiedad a una economía de uso. Se puede suponer que las oficinas fijas irán desapareciendo gradualmente, un proceso probablemente acelerado por la pandemia, que está empujando a los empleados a trabajar a distancia. Los estudios han demostrado que muchos de ellos han desarrollado el gusto por la flexibilidad en el trabajo, en beneficio de otras maneras de consumir espacios de trabajo, como optar por una oficina flexible. Ante este fenómeno, ya hay detractores y favorables al cambio. Los beneficios son: reducción de costes: el espacio requerido medio que ocupan las estaciones de trabajo de una empresa es mucho más pequeño cuando se trabaja en la oficina flexible, lo que resulta en menores costes de alquiler del espacio de trabajo. También un impulso a la creatividad: se ha comprobado que poder trabajar con libertad y salir de la rutina facilita que los trabajadores encuentren nuevas perspectivas e ideas. Y de rebote, mejora de la productividad: el hecho de poder escoger un espacio de trabajo en el cual nos sentimos cómodas repercute directamente en la mejora de la calidad de vida en el trabajo, que a su vez mejora nuestra productividad. Para acabar, también se dan menos limitaciones, más espacios colaborativos: la multiplicación de espacios comunes y colaborativos favorece los intercambios entre equipos transversales, mejorando la coordinación de los equipos y facilitando los proyectos de equipo.
Ahora bien, hay que tener en cuenta los aspectos negativos o a tener en cuenta. Por ejemplo, la importancia del sentido de la organización: el día a día cuando no se dispone de un despacho dedicado requiere un mayor sentido de la organización, ya sea para preparar espacios de reunión con equipos con antelación, reservar una sala de reuniones, etc. El problema de subestimar la tasa de empleo: las empresas que utilizan oficinas flexibles tienden a subestimar la tasa de empleo, que ha sobrecargado los espacios de trabajo. Y como eso no permite a los empleados trabajar cómodamente, además de contrariar las medidas sanitarias durante una pandemia.
212.000 metros cuadrados, en Barcelona
En España, una de las abanderadas de este cambio es Barcelona, donde el empleo de espacios flexibles ya se sitúa en el 85% el tercer trimestre del 2022, con un incremento de 15 puntos básicos con respecto al 2021. Actualmente, Barcelona tiene un stock flex de 212.000 metros cuadrados, con un total de 21.200 lugares de trabajo. Este año, los espacios flexibles han aumentado la presencia en Barcelona, pasando del 2,7% del 2021 al 3,3% actual, y han mantenido también una tendencia de contratación positiva. Una de las últimas al sumarse a la carrera para conquistar este mercado es Lexington. La empresa de espacios de trabajo flexibles ha alquilado 2.080 metros cuadrados de oficinas en La isla Diagonal para establecer la nueva ubicación en la ciudad condal.
La operación ha sido asesorada exclusivamente por CBRE, primera compañía internacional de consultoría y servicios inmobiliarios. En concreto, Lexington ha alquilado la planta 4.ª y 5.ª del edificio, de 1.040 metros cuadrados cada una y propiedad de un family office catalán. El inmueble está actualmente en un proceso de reformas para adaptarse a los estándares del mercado que está previsto que finalice el primer semestre del 2023. CBRE es también la encargada del diseño y la obra del proyecto de implantación. "Para nosotros era fundamental expandir nuestro modelo de espacios flexibles a Barcelona. Con esta nueva apertura arrancamos en el 2023 con 16.200 metros cuadrados en explotación y con previsiones de alcanzar los 20.000 al cierre de ejercicio", ha asegurado el CEO de Lexington, David Vega. Lexington se fundó en 1981 y es la compañía pionera del sector de espacios de trabajo flexibles en España. Actualmente cuenta con varias ubicaciones en las principales zonas financieras tanto de Barcelona, como también Madrid.
En último término, hay que diferenciar el flex office del coworking ya que este último va dirigido más a un perfil individual ligado a freelance y que no requieren de una estructura tan compartida y uniformal como mujer un flex office a una empresa de múltiples trabajadores. Los espacios flexibles son inclusivos y permiten a una empresa construir su propia cultura de oficina, cosa que es difícil de hacer con el coworking o las oficinas de día donde una empresa tiene que interactuar y compartir espacio de trabajo. con 10, 20 o 30 empresas más. Los espacios flexibles también son ventajosos porque proporcionan a las empresas mucha flexibilidad en el alquiler, desde un mes hasta tres años.