Te planteo cómo hacer tu primera factura de autónomo y la respuesta es bien sencilla. De entrada, esquematízalo todo como una factura normal.

Teniendo en cuenta que ya estás dado de alta como autónomo, limitado a seguir lo que dice el artículo 6 del real decreto del 2012 que, hasta ahora, no se ha modificado. Aspectos importantísimos:

  • Tus datos. Toda factura tiene que tener datos del emisor. En concreto, hay que poner el nombre y apellidos, el NIF o DNI y la dirección fiscal, que es el que utilizaste para darte de alta como autónomo i el Impuesto, de Actividades Económicas (IAE)
  • Datos del cliente. La factura también ha de añadir información del cliente que pagará. Estos datos son los mismos que los del emisor. Es decir, CIF o NIF, dependiendo de si es una empresa u otro autónomo, nombre y dirección fiscal. Solo si emites una factura simplificada a un particular puedes obviar este apartado.
  • Número de factura y serie si hace falta. Es obligatorio numerar las facturas dentro del año fiscal. Si lo necesitáis, también podéis crear diferentes series por modelo de factura o tipo de operación, aunque lo más habitual es contar con una sola serie. Además de obligatorio, numerar las facturas es muy útil porque os ayudará a seguir un orden para encontrar cada factura si necesitáis rectificarla, por ejemplo. Es muy importante no descontarse ya que Hacienda puede penalizarte.
  • Fecha de facturación. Es igual de útil que el número porque facilitará la búsqueda de facturas cuando lo necesites y te permitirá reclamar si no te han pagado dentro del plazo. La fecha de facturación será normalmente la fecha en que acabes el trabajo o servicio.
  • Concepto e importe de la operación. En este apartado, tenéis que describir el trabajo realizado o el producto que habéis vendido con el número de unidades. Junto con el concepto hay que incluir el importe unitario de la operación. En el caso de los routers, la instalación de cada uno. Eso es lo que se denomina la base imponible, que es sobre la cual calcularás después el IVA y la retención de IRPF.
  • El tipo de IVA. La mayoría de productos y servicios incluyen IVA. El tipo de IVA dependerá de la operación. Hay que indicar este tipo de IVA y la cuantía de forma explícita en la factura. Para calcular el IVA solo tenéis que sumar el porcentaje correspondiente al importe del apartado anterior. Para que lo entiendas mejor, si cobrarás 200 euros por tus servicios y el IVA es del 21%, tendrás que indicar este porcentaje y la cuantía de 42 euros en tu factura.
  • La retención de IRPF. Las retenciones son un adelanto a Hacienda como previsión de lo que después tendrás que pagar a la declaración de la renta. La retención d‟IRPF para nuevos autónomos es del 7% durante los primeros 18 meses y del 15% a partir de este momento. El cálculo de la retención se hace sobre el importe de la operación sin sumar el IVA.
  • Importe total. El importe total es la cantidad neta que recibirás. En otras palabras, el dinero que llegará a tu cuenta corriente. Se calcula sobre la base imponible restante la retención por una parte y sumando el IVA por la otra.
  • Forma de pago. Finalmente, tenéis que indicar la forma de pago. Lo más normal es que esta sea por transferencia, por eso tendrás que indicar tu número de cuenta como autónomo. En este sentido, es recomendable que tengas una cuenta específica para tu tarea como autónomo y otro para los gastos del día a día como persona. Así podrás separar los dos mundos.

¿Y la simplificada?

Por otra parte, si lo envías por correo siempre es recomendable en formato pdf. Tienes la posibilidad de hacer una factura ordinaria, tal como se ha detallado, pero también hay la simplificada por importes de como máximo 400 euros. Como su nombre indica, es un documento muy parecido a una factura completa pero menos detallada. En términos coloquiales, todavía es frecuente que sea denominada ticket. Esta denominación procede del anterior reglamento de facturación, que fue sustituido por uno nuevo el año 2013.

Busca mantener un equilibrio entre documentación y fluidez de las operaciones. La factura completa se destina a las ventas y prestaciones de servicios de más valor o con circunstancias especiales. La simplificada, por su parte, recoge los datos más importantes y cuya inclusión, en gran parte, se puede automatizar. Así se facilita el proceso de cobro a la actividad cotidiana del comercio minorista y de muchas otras actividades, dirigidos la mayoría a veces al consumidor.