Perdemos más tiempo que nunca en reuniones. Y, a pesar de eso, no siempre son imprescindibles. De hecho, cuando estas reuniones están mal organizadas provocan un gasto económico para la empresa: se calcula que las reuniones improductivas hicieron perder en las empresas en el 2019 cerca de 457.000 millones de dólares sólo a los Estados Unidos y el Reino Unido. Son las cifras que ha calculado Doodle, una herramienta de planificación en línea, después de hacer un estudio basado en 19 millones de reuniones y más de 6.500 entrevistas a profesionales.

¿Por qué entonces la fórmula del encuentro con los compañeros y los jefes sigue siendo una herramienta fundamental en cualquier empresa? En España, según el estudio de WorkMeter, de las más de 9 horas por término medio que pasamos en el trabajo, el 24% se utiliza para llamadas, tareas administrativas y reuniones, y las reuniones ocupan una parte importante del tiempo de que disponemos. Sólo en los Estados Unidos se llevan a cabo al día cerca de 55 millones de reuniones, según las estimaciones de Steven Rosenberg, consultor y autor de La sorprendente ciencia de laso reuniones (Editorial Tébar Flores).

La razón por la cual se sigue apostando por las reuniones es que no todas son inútiles. Según los expertos, la mala fama de los encuentros laborales improductivos ha perjudicado las reuniones que verdaderamente aportan beneficios. "Las reuniones siguen siendo una herramienta fantástica para tomar decisiones en grupo o generar ideas nuevas", señala Manel Fernández Jaria, profesor colaborador de los Estudios de Economía y Empresa de la Universidad Abierta de Catalunya (UOC). "Apoyarnos en las opiniones de los otros muchas veces mejora nuestra perspectiva de las cosas, para hacer crecer un proyecto el trabajo cooperativo no se puede dejar nunca de lado. A pesar de eso, porque las reuniones alcanzan el objetivo que se ha planteado tienen que cumplir algunas normas de diseño y gestión que, en caso de que no se apliquen de manera sistemática, pueden provocar que sean una verdadera pérdida de tiempo", explica.

Así, para que una reunión sea eficaz y no haga perder el tiempo a nadie, tiene que cumplir las características siguientes:

  • Duración, justo la necesaria. No hay una cantidad de minutos estándar para una reunión. Todo depende del tema del cual se tiene que tratar, del número de personas que se convoquen, del tiempo disponible... Sin embargo, sí que hay una regla de oro para aplicar a la duración de cualquier reunión, y es que cuanto más corta sea, mejor. "La atención es un recurso escaso que tenemos que utilizar con muy afecto y mucha inteligencia", señala el profesor Manel Fernández Jaria. "Cuándo no somos capaces de generar ideas nuevas o diferentes y centramos los esfuerzos a desmontar los argumentos de los otros, además de cuándo no somos capaces de observar cómo podemos mejorar nuestras argumentaciones, es posible que estemos demasiado cansados para continuar, o que el ego personal nos gobierne los pensamientos. Seguro que este es un buen momento para dejar la reunión para otro día", comenta.
  • Siempre bien organizadas. Un estudio publicado en Decision Sciences comparó las reuniones convocadas formalmente con la comunicación informal de mensajes electrónicos y llamadas de teléfono en 73 fábricas industriales de 18 países. La conclusión fue que las reuniones bien organizadas y preparadas fueron herramientas mejores para prevenir problemas que los mensajes electrónicos informales y las llamadas de teléfono. Pero la clave para que todo funcione consiste en preparar la reunión antes, hacer un buen desarrollo y continuar después la tarea haciendo un seguimiento. Como explica el profesor de la UOC, antes de la reunión hay que asegurarse de que el encuentro es imprescindible porque es el método más eficaz para el objetivo que se tiene, y que las personas que se convocan son realmente las que se tendrían que reunir. Después se tiene que definir un moderador que guíe el encuentro, marcar un objetivo, pedir a los participantes que lleven preparadas las aportaciones que quieran hacer y establecer la fecha y el lugar. Durante la reunión hace falta "recordar entre todos los valores corporativos, trabajar para establecer acuerdos personalizados con un responsable individual y directo, y acabar con un resumen para recordar los acuerdos que se han tomado", explica Manel Fernández Jaria, que añade que el ideal después es enviar una comunicación con los acuerdos y hacer un seguimiento.
  • En el formato adecuado. La sala de reuniones de la compañía puede ser el lugar perfecto para el encuentro... o no. Las llamadas walking meetings, de las cuales Steve Jobs se declaraba un fan incondicional, pueden ser adecuadas dependiendo de las circunstancias. "Caminar juntos ayuda a mejorar la salud con una actividad física accesible a todo el mundo. Ir a este tipo de reuniones nos predispone positivamente, son sugerentes y generalmente pueden provocar insights muy interesantes. Además de mejorar la percepción de bienestar en el trabajo, genera complicidades, mejora la comunicación y reduce las distinciones jerárquicas, y eso nos permite ser más auténticos", señala Manel Fernández Jaria. Según el estudio Give your ideas some legs: the positive effect of walking, andar no tan sólo es saludable, sino que estimula la generación de ideas nuevas, un efecto beneficioso para cualquier reunión.

Cuando tenemos que renunciar a una reunión

Aunque las reuniones cumplan el objetivo que tenían cuando se han preparado de una manera adecuada, a veces podemos escoger otras alternativas. "Falta conocer otras herramientas para comunicar y tomar decisiones. Si la única herramienta que conoces es un martillo, todo lo querrás arreglar a golpes de martillo. Pues con las reuniones pasa el mismo. Hay muchas técnicas para comunicar información, pedir las opiniones de los colaboradores, tomar decisiones consensuadas, etc. Algunas requieren la presencia síncrona de todos los participantes, pero de otros no", explica Eva Rimbau Gilabert, profesora de los Estudios de Economía y Empresa de la UOC. Entre las tareas que no requieren ninguna reunión, aunque habitualmente se convoquen por causa suya, hay las siguientes:

  • Preguntar por el estado de un proyecto. "Cuando quieras tener información actualizada del estado de un proyecto, pide informes individuales a los miembros de tu equipo en lugar de hacer una reunión. Probablemente, el resto de trabajadores no necesitan saber en qué trabajan los otros", apunta a Rimbau Gilabert.

  • Hacer saber a los trabajadores una noticia. Como explica la profesora de la UOC, no hace falta organizar una reunión para anunciar alguna cosa o informar. El correo electrónico sirve perfectamente para este objetivo. "Pero no hay que enviar necesariamente un texto. También puedes registrar una presentación breve en vídeo y enviarla. Si te parece que el mensaje que envíes puede pasar desapercibido, puedes enviar mensajes de seguimiento y pedir un acuse de recibo para asegurarte de que todo el mundo ha recibido la información", afirma.

  • Recopilar las primeras ideas con respecto a un proyecto. El brainstorming se puede beneficiar del careo, pero sólo funciona cuando se ha podido pensar en el tema previamente. "Se puede crear un documento colaborativo en el cual todos los implicados puedan apuntar las ideas iniciales que tienen. La reunión se convocaría en una segunda fase para ampliar y debatir las ideas que se han generado", explica Eva Rimbau Gilabert.

  • Crear un ambiente de equipo (teambuilding). Para la profesora de la UOC, si el objetivo es mejorar el ambiente del equipo, es preferible compartir alguna situación más social y distendida —desde ir a comida juntos hasta participar en una actividad lúdica— que organizar una reunión.

  • Conocer mejor el equipo. Según el libro de unos investigadores en ciencia política y sociología del trabajo de las universidades de Malmö i Lund (Suecia), las reuniones de trabajo pueden ejercer, para los empleados, el papel de una terapia de grupo en que ellos expresen las frustraciones que tienen o reciban el reconocimiento de los otros, de manera que pueden servir para conocer bien a los trabajadores. Según Eva Rimbau Gilabert, sin embargo, si lo que se quiere es establecer un clima de confianza, no hay que organizar reuniones: "Es preferible tener conversaciones informales en las cuales los trabajadores puedan comentar si alguna cosa les preocupa o les interesa, y demostrar así que los canales de comunicación con los superiores siempre están abiertos".