La gestió de les despeses professionals a les empreses de l'Estat presenta mancances significatives, segons es desprèn d'un estudi elaborat per la plataforma Perk. La investigació, que ha analitzat el comportament de 8.000 treballadors a Espanya, els Estats Units, el Regne Unit, Alemanya i França, posa de manifest que un 21% dels empleats espanyols admet que declara despeses de manera incorrecta de forma regular. Aquesta xifra inclou pràctiques que van des de la inflació o duplicitat de rebuts fins a la falsificació directa de comprovants. L'informe indica que més de la meitat dels treballadors enquestats, un 57%, ha recorregut a aquestes pràctiques en alguna ocasió, i el 79% afirma haver observat comportaments irregulars entre els seus companys. Aquestes dades suggereixen que la manipulació de les despeses no és un fet excepcional sinó una pràctica estesa en el teixit empresarial.

L'estudi assenyala que els sistemes de declaració manuals són un dels principals factors que afavoreixen les irregularitats. Més d'un terç dels treballadors espanyols, un 34%, continua utilitzant el correu electrònic o fulls de càlcul per a presentar les seves despeses, un mètode que manca de controls automàtics. Entre els treballadors que fan aquests sistemes, la incidència d'irregularitats arriba al 25%. L'adopció d'eines digitals, però, no elimina completament el problema: un 18% dels empleats que utilitzen programari de gestió de despeses continua presentant reclamacions manipulades de manera regular. Les categories de despesa més afectades per la manipulació són els menjars (24%), l'entreteniment de clients (21%), els taxis (17%) i el quilometratge (17%). Aquest patró reflecteix que les categories amb límits més subjectius o amb una frontera menys clara entre l'ús professional i el personal són les que presenten una vulnerabilitat més elevada.

L'impacte econòmic supera els 250 euros anuals per treballador

L'estudi quantifica l'impacte econòmic de les irregularitats. A l'Estat, el valor anual mitjà de les despeses declarades incorrectament per cada empleat que ho fa de manera habitual ascendeix a 250 euros. Aquesta xifra situa el país en una posició intermèdia en l'estudi comparatiu internacional, per sota d'Alemanya (290 euros) i el Regne Unit (320 lliures), però en línia amb França. Pel que fa a les causes, el 31% dels enquestats atribueix la manipulació a un error genuí o a un malentès de les normes, mentre que un 22% assenyala directament la falta de claredat en la política de despeses de l'empresa. La formació i la comunicació, per tant, apareixen com a elements clau per a reduir les irregularitats.

L'estudi posa el focus en l'ús de la intel·ligència artificial generativa per a la creació de rebuts falsos. Un 43% dels empleats espanyols admet que ha presentat almenys una vegada un comprovant generat amb IA, mentre que un 8% confessa que ho fa de manera habitual. Aquesta xifra situa Espanya al mateix nivell que els Estats Units. Un 20% dels empleats afirma que la seva empresa ja utilitza IA per a detectar fraus en les despeses. No obstant això, un 19% dels treballadors que admeten declarar despeses irregulars de forma habitual són conscients que la seva empresa utilitza aquesta tecnologia, però continuen fent-ho.

L'informe proposa tres línies d'actuació per a les empreses que vulguin millorar el control de les seves despeses. La primera és ampliar l'accés a targetes corporatives, atès que el 61% dels treballadors espanyols no en disposa o treballa en organitzacions on el seu ús està restringit. La segona és eliminar la fricció en el procés de declaració, ja que el 43% dels empleats no reclama petites despeses legítimes perquè l'esforç no compensa. La tercera és implementar controls proactius, amb límits de gasto i restriccions per categoria, que permetin detectar inconsistències abans que es produeixi la despesa.