El Ministeri de Treball ha anunciat que pretén realitzar algun canvi en la regulació del sistema de registre de la jornada de treball. Existeixen raons que justifiquen fer un balanç de la regulació existent en aquests moments, per abordar el seu deficient funcionament a la pràctica en les empreses, per com que permet amb facilitat que el registre reflecteixi la realització d'un número inferior de les hores de feina que efectivament es realitzen, no existeix capacitat de control efectiu per part de la Inspecció de Treball de les irregularitats en el registre, al mateix temps que es troben a faltar regles de garantia de la protecció de dades personals dels treballadors en la gestió dels arxius corresponents.

El punt de partida, entorn de deu anys enrere, es trobava en una regulació a l'Estatut dels Treballadors que va provocar una lectura formalista del Tribunal Suprem, que no exigia el registre de la jornada ordinària de treball dels treballadors a temps complet, la qual cosa estava permetent amb facilitat diversos incompliments dels límits legalment establerts en matèria de temps de treball, tant de la seva quantitat com de la seva distribució. Aquesta interpretació va provocar una doble reacció l'any 2019, primer de caràcter legal i segon de naturalesa judicial. La reacció legal va consistir en la introducció a l'Estatut dels Treballadors de l'obligatorietat del registre de la jornada de treball, tant ordinària com extraordinària, per a tots els treballadors, tant a temps complet com a temps parcial.

La reacció judicial es va produir per una sentència de la Gran Sala del Tribunal de Justícia de la Unió Europea, que va considerar que la Directiva sobre ordenació del temps de treball imposa als empresaris l'obligació d'establir un sistema que permeti computar la jornada laboral realitzada per cada treballador. Fins i tot va entrar en el detall d'aquest sistema, considerant que havia de ser necessàriament "accessible", "objectiu" i "fiable", per conèixer amb exactitud el nombre d'hores de treball diari i setmanal per poder comprovar el compliment de les regles relatives a la durada màxima del temps de treball setmanal, així com els períodes mínims de descans diari i setmanal.

No existeix capacitat de control efectiu per part de la Inspecció de Treball de les irregularitats en el registre horari

Aquests canvis van provocar una important generalització dels sistemes de registre horari. No obstant això, amb el temps la regulació establerta comença a manifestar les seves insuficiències, existint indicis que no s'ha universalitzat el compliment de l'obligació de registre horari en totes les empreses i activitats, de la mateixa manera que en moltes ocasions s'efectua en termes més aparents que reals, amb distorsions entre allò que es reflecteix als documents de registre oficial i les jornades efectivament realitzades.

El taló d'Aquil·les de la regulació actual es troba en el fet que l'Estatut dels Treballadors no estableix cap modalitat precisa de registre, admetent-se'n qualsevol, remetent-se a la negociació col·lectiva o, si no n'hi ha, a la decisió de l'empresari la manera d'organitzar i documentar el registre. Es tracta d'una remissió que atorga plena llibertat en el disseny del sistema, sense establir cap pauta orientativa. D'aquesta manera, s'admet el registre en paper fàcilment manipulable, no es garanteix que es redacti diàriament en el moment d'execució de la feina, ni que reflecteixi efectivament la feina feta. D'acord amb això, el Tribunal Suprem ha arribat a admetre com lícit que un sistema de registre informàtic que presenta risc de manipulació, ja que segons el seu parer aquest risc "no pot erigir-se com absolutament determinant de la validesa o il·legalitat del sistema de registre que ha estat pactat entre les empreses i els representants legals dels treballadors".

S'admet el registre en paper fàcilment manipulable, no es garanteix que es redacti diàriament en el moment d'execució de la feina

El resultat més eloqüent d'aquest sistema es detecta en l'alt nombre d'hores extraordinàries realitzades, que fa presumir que en moltes empreses i concrets sectors se superen el màxim de les 80 hores extraordinària anuals permeses. Segons l'última EPA del quart trimestre de 2024, es venen a realitzar en total de l'ordre de 6,34 milions d'hores extraordinàries a la setmana, uns 280 milions d'hores extraordinàries a l'any. Si es té en compte que són de l'ordre de 900.000 els treballadors que realitzen hores extraordinàries, la mitja per treballador supera amb escreix la xifra admesa de realització d'hores extres anuals. Per afegiment, també segons l'EPA, el 39 % d'aquestes hores extres no són retribuïdes, existint de l'ordre de 480.000 treballadors que només realitzen hores extraordinàries no pagades. Complementàriament a l'anterior, encara que sense dades estadístiques precises, existeixen indicis raonables per presumir que, entre els treballadors a temps parcial, es realitzen jornades ordinàries i complementàries superiors a les reflectides formalment al contracte i en els registres de jornada.

En vista de tot l'anterior, el que sembla imprescindible és que l'actual regulació a l'Estatut dels Treballadors hauria de recollir els tres requisits exigits pel Tribunal de Luxemburg, en el sentit que la manera de realitzar el registre ha de ser objectiva, fiable i accessible. Sense perjudici que fos una regulació flexible que permetés una adequada adaptació a les peculiaritats d'empreses, activitats i treballadors, la regulació legal hauria d'establir uns criteris prou precisos perquè es proporcioni seguretat jurídica quant al fet que efectivament el mètode elegit compleixi els tres requisits. Per exemple, en vista del generalitzat desenvolupament dels procediments informàtics, s'haurien d'excloure els registres en paper, tret de per a les empreses més petites, amb garanties d'inalterabilitat dels programes, de capacitat de comprovació del moment en què s'ha efectuat el registre, fins i tot a les grans empreses de possible control online del registre per part de la Inspecció de Treball.

El registre i arxiu de les dades

Finalment, res no es preveu en la regulació actual en relació amb la manera com es registren i s'arxiven les dades, més enllà d'indicar que l'empresa ha de conservar els registres durant 4 anys, romanent a disposició dels treballadors, dels seus representants i de la Inspecció de Treball. El que més es troba a faltar és l'establiment de certes pautes de garantia de la protecció de dades personals, en la línia de l'exigit avui dia per la normativa europea. Per això, els canvis en aquesta matèria haurien de prendre en consideració els actuals desafiaments que plantegen certes tecnologies que podrien posar en risc el dret a la intimitat.

Així, a títol d'exemple, destaca la importància del criteri acabat d'expressar per l'Agència Espanyola de Protecció de Dades, bastant restrictiu, respecte de la possibilitat d'utilització com a forma de control de l'horari de treball de sistemes de verificació a través de dades biomètriques: empremta dactilar, reconeixement facial, de l'iris, la veu, etc. Partint l'Agència de la idea que la utilització de tecnologies biomètriques d'identificació i autenticació en el control de presència suposa un tractament d'alt risc que inclou categories especials de dades, exigeix un nombre de requisits i estableix límits de tal magnitud, que condueixen a la conclusió que a la pràctica gairebé s'exclou el seu ús a efectes del registre de la jornada de treball, especialment tenint en compte que tan eficaços poden resultar altres mitjans alternatius. La normativa laboral hauria de prendre nota d'aquesta posició de l'Agència, per bolcar-la en el text de la llei.

En definitiva, és necessari que la nova normativa precisi quin tipus d'usos no serien admissibles, quins entre els admissibles serien especialment sensibles i haurien de quedar estrictament condicionats, fins i tot amb caràcter general que garanties davant la protecció de dades han de tenir tots els registres que s'han de conservar per l'empresa durant el temps establert.