Los Países Bajos preparan una reforma que, en algunos organismos, podría reducir hasta el 60% del personal. El gobierno combina el ajuste con menos normas, servicios compartidos e inteligencia artificial. En Singapur, mientras tanto, se muestra cómo un agente puede interpretar una petición, identificar al usuario y completar una gestión. Son dos caminos hacia una administración que hace las cosas por ti.

Para entender qué están construyendo, primero hay que distinguir un agente de un chat. Un chat te responde. Si preguntas cómo pedir una ayuda, puede explicarte los requisitos y darte el enlace del formulario. Un agente dispone de herramientas para actuar: consultar información, rellenar campos, enviar una solicitud o comprobar su estado. Puede encadenar estas operaciones para completar un trabajo. La conversación se convierte en la puerta de entrada a una administración capaz de ejecutar aquello que le pides.

El caso neerlandés tiene una dimensión que cuesta imaginar desde aquí. El 26 de octubre, el gobierno presentó un plan para ahorrar 3.500 millones de euros anuales a partir de 2035. Estima una reducción de 25.000 puestos equivalentes a jornada completa a lo largo de varios años, cerca del 16% de la Administración central. Como áreas como la policía y la defensa quedan excluidas, el impacto se concentra en otros organismos. En algunos, la reducción prevista puede alcanzar el 45% o el 60%.

¿Cómo lo quieren hacer? Una primera pieza consiste en dejar de generar trabajo innecesario: suprimir o simplificar al menos 500 normas cada año. Otra es reducir las estructuras que sostienen la misma organización. Según el gobierno, aproximadamente la mitad de los puestos de los ministerios son funciones de apoyo y gestión; el objetivo es rebajar esta proporción hasta alrededor del 35%. También se plantea unificar sistemas informáticos y compras, reducir órganos asesores y usar la IA para aumentar la productividad. Los objetivos específicos vinculados a esta tecnología se concretarán el primer trimestre de 2027.

Los Países Bajos preparan una reforma que, en algunos organismos, podría reducir hasta el 60% del personal

La reforma también quiere cambiar el recorrido que hace el ciudadano. Hacienda, los ayuntamientos y otros organismos deben compartir mejor la información para que no la tenga que volver a aportar quien ya la ha entregado al Estado. El gobierno quiere preparar una solución legal para este intercambio y para poder ofrecer servicios proactivamente. Esto permitiría pasar de tener datos esparcidos por departamentos a utilizarlos para detectar necesidades y resolverlas.

La administración tributaria neerlandesa ya ha encargado una exploración específica sobre la IA agéntica. Uno de los escenarios que describe es el de una persona que quiere reformar su casa. Hoy tiene que averiguar qué ayudas hay y qué consecuencias fiscales tendrá la obra. En el futuro que plantea el informe, su agente podría hablar con los agentes del ayuntamiento, de Hacienda y de la compañía energética para componer la respuesta. El ciudadano dejaría de hacer de mensajero entre instituciones. Es un escenario de desarrollo.

Singapur permite ver las piezas que necesita una administración así. La primera es saber quién eres sin tener que empezar de cero en cada trámite. Singpass es la identidad digital que utilizan cinco millones de personas para acceder a servicios públicos y privados. Myinfo permite recuperar, con el consentimiento del usuario, datos que ya tienen los organismos participantes y rellenar formularios. Por lo tanto, la información puede llegar al servicio desde su fuente, en lugar de viajar en un certificado que el ciudadano tiene que descargar y volver a subir.

La segunda pieza es reunir los servicios alrededor de la vida de las personas. LifeSG da acceso a más de cien servicios digitales. En un nacimiento, una misma solicitud permite registrar al bebé, obtener su certificado digital y, si se cumplen los requisitos, pedir el Baby Bonus y abrir la cuenta infantil asociada a las aportaciones públicas. También permite inscribir al hijo en la biblioteca. LifeSG sitúa en quince minutos un registro que antes requería sesenta.

La persona explicará qué quiere hacer; el sistema se encargará del recorrido necesario para conseguirlo

La escolarización ofrece otro ejemplo. Una vez el centro de educación infantil ha confirmado la plaza, LifeSG permite comunicar la matrícula y solicitar diversas ayudas en un mismo formulario: la subvención básica, la complementaria según las circunstancias familiares y otros apoyos para familias con menos recursos, incluido una ayuda para los costes iniciales de la incorporación al centro. La familia comunica una situación y puede tramitar conjuntamente los apoyos asociados, si tiene derecho.

En las ayudas escolares del Ministerio de Educación, el sistema puede recuperar la dirección, la composición del hogar y los datos de renta para comprobar la elegibilidad. Una misma solicitud puede incluir varios hijos, aunque estudien en centros diferentes. Los soportes cubren gastos escolares, libros, uniforme, comedor o transporte, según el caso. Cuando se cumplen los requisitos y no es necesaria una revisión específica de la escuela, la ayuda se concede automáticamente. La decisión ya la puede ejecutar el software.

La familia resuelve un hecho de su vida, aunque detrás participen diferentes servicios. Ya no tiene que descubrir por separado qué ofrece cada organismo y cómo llegar a él. Esta integración es la base sobre la que Singapur está incorporando los agentes. La visión expuesta por Goh Wei Boon, responsable de GovTech, es que cada residente pueda disponer de un agente personal que comunique al gobierno qué necesita.

El salto a los agentes también se está preparando en los servicios comunitarios. El asistente de onePA, previsto para principios de 2027, permitirá pedir de viva voz una actividad o un espacio para hacer deporte en una zona y un horario determinados. Recomendará actividades y equipamientos según las preferencias y la disponibilidad, y acompañará al usuario hasta la reserva y el pago. Atenderá en inglés, mandarín, malayo y tamil. La persona explicará qué quiere hacer; el sistema se encargará del recorrido necesario para conseguirlo.

Hoy, entender el lenguaje administrativo, tener tiempo o poder pagar una gestoría determina muchas posibilidades de acceder a un servicio

Para hacer posible este salto, es necesario conectar el agente con los sistemas que realmente prestan el servicio. Singapur ya dispone de infraestructuras comunes para identificar usuarios, compartir datos, efectuar pagos y enviar notificaciones. El 5 de noviembre anunció el desarrollo de GovHarness, una infraestructura compartida para construir y operar agentes en el conjunto del gobierno. Los equipos podrán conectarlos a herramientas y observar las operaciones que ejecutan. El agente pone en marcha el trabajo sobre unos servicios que están preparados para recibir y procesar sus peticiones.

Los servicios digitales ya pueden automatizar muchas de estas operaciones. El agente añade la capacidad de interpretar la petición y coordinar las herramientas para completarla. Una petición para utilizar un equipamiento deportivo se convierte en una consulta de lugares y horarios, una identificación y una operación de pago. El usuario no tiene que ir indicando en cada pantalla qué paso toca. Detrás, cada programa ejecuta su función. El mismo principio permite diseñar otras gestiones basadas en información: los agentes reúnen los datos y coordinan los pasos; los programas comprueban requisitos, aplican reglas y ejecutan decisiones.

El paso siguiente es que el agente también inicie y coordine las gestiones. Si el Estado ya sabe que cumples todas las condiciones para recibir una ayuda, podría detectarlo y activar su tramitación, sin esperar a que descubras que existe. Si cambias un dato que afecta a varios servicios, podría coordinar su actualización. La persona dejaría de tener que conocer todos los trámites que provoca un cambio en su vida. La Administración trabajaría a partir de lo que te pasa y de lo que necesitas.

Este es el sentido de la destrucción de la brecha burocrática. Hoy, entender el lenguaje administrativo, tener tiempo o poder pagar una gestoría determina muchas posibilidades de acceder a un servicio. Un agente permite expresar una necesidad con tus palabras y en tu lengua, y convertirla en gestiones ejecutadas. La barrera cae porque ya no tienes que aprender cómo funciona la Administración ni hacer de coordinador entre sus departamentos. La burocracia deja de ser un examen que tienes que aprobar para obtener aquello a lo que tienes derecho.

El tiempo que la Administración nos hace perder también es un impuesto. Y este ya lo podemos empezar a eliminar

También cambia el tiempo que tenemos que exigir al Estado. Las decisiones que solo involucran información, sin ninguna actuación física, se tienen que resolver en milisegundos y sin intervención humana. Este tiene que ser el estándar que construyamos. Si los datos están y las reglas están establecidas, esperar a que alguien abra un expediente y pulse un botón no aporta nada. Buena parte de las decisiones cotidianas pueden pasar al software. Con esto también pierde sentido una parte de la organización que hemos creado para traspasar expedientes entre personas y departamentos.

El efecto va mucho más allá del gasto público. Pensemos en una pequeña empresa que tiene el dinero y los clientes, pero espera una resolución para empezar. Cada mes aplazado puede retrasar inversiones y contrataciones, o hacer inviable el proyecto. Si los trámites que solo requieren comprobar datos se resuelven inmediatamente, baja el coste de poner en marcha una iniciativa y de modificarla cuando el mercado cambia. Más gente puede intentar crear un negocio y adaptarlo antes de agotar los recursos. Una administración ágil da más velocidad a toda la sociedad.

Esta velocidad es una condición para competir. Los mercados cambian, aparecen tecnologías y las empresas necesitan reaccionar antes de que las oportunidades desaparezcan. También los retos sociales exigen respuestas a tiempo: una familia que pierde ingresos necesita activar los apoyos cuando los necesita, y una persona que se tiene que formar para cambiar de trabajo no puede quedar atrapada entre procedimientos desconectados. Una sociedad dinámica necesita una administración que facilite estas transiciones. Si el Estado se mueve más lentamente que los problemas que tiene que resolver, se convierte en un freno al progreso.

Los Países Bajos están poniendo cifras a la reducción del aparato administrativo. Singapur está construyendo los servicios y las conexiones sobre los que los agentes pueden actuar. En Catalunya y en España necesitamos esta misma ambición: destruir la brecha burocrática y hacer que nuestra capacidad de emprender y reaccionar deje de depender de la velocidad de un expediente. Nos jugamos la competitividad y la capacidad de responder a los retos económicos y sociales. El tiempo que la Administración nos hace perder también es un impuesto. Y este ya lo podemos empezar a eliminar.