Els Països Baixos preparen una reforma que, en alguns organismes, podria reduir fins al 60% del personal. El govern combina l’ajust amb menys normes, serveis compartits i intel·ligència artificial. A Singapur, mentrestant, es mostra com un agent pot interpretar una petició, identificar l’usuari i completar una gestió. Són dos camins cap a una administració que fa les coses per tu.

Per entendre què estan construint, primer cal distingir un agent d’un xat. Un xat et respon. Si preguntes com demanar un ajut, pot explicar-te els requisits i donar-te l’enllaç del formulari. Un agent disposa d’eines per actuar: consultar informació, emplenar camps, enviar una sol·licitud o comprovar-ne l’estat. Pot encadenar aquestes operacions per completar una feina. La conversa es converteix en la porta d’entrada a una administració capaç d’executar allò que li demanes.

El cas neerlandès té una dimensió que costa d’imaginar des d’aquí. El 26 d’octubre, el govern va presentar un pla per estalviar 3.500 milions d’euros anuals a partir del 2035. Estima una reducció de 25.000 llocs equivalents a jornada completa al llarg de diversos anys, prop del 16% de l’Administració central. Com que àrees com la policia i la defensa en queden excloses, l’impacte es concentra en altres organismes. En alguns, la reducció prevista pot arribar al 45% o al 60%.

Com ho volen fer? Una primera peça consisteix a deixar de generar feina innecessària: suprimir o simplificar almenys 500 normes cada any. Una altra és reduir les estructures que sostenen la mateixa organització. Segons el govern, aproximadament la meitat dels llocs dels ministeris són funcions de suport i gestió; l’objectiu és rebaixar aquesta proporció fins al voltant del 35%. També es planteja unificar sistemes informàtics i compres, reduir òrgans assessors i fer servir la IA per augmentar la productivitat. Els objectius específics vinculats a aquesta tecnologia es concretaran el primer trimestre del 2027.

Els Països Baixos preparen una reforma que, en alguns organismes, podria reduir fins al 60% del personal

La reforma també vol canviar el recorregut que fa el ciutadà. Hisenda, els ajuntaments i altres organismes han de compartir millor la informació perquè no l’hagi de tornar a aportar qui ja l’ha lliurat a l’Estat. El govern vol preparar una solució legal per a aquest intercanvi i per poder oferir serveis proactivament. Això permetria passar de tenir dades escampades per departaments a utilitzar-les per detectar necessitats i resoldre-les.

L’administració tributària neerlandesa ja ha encarregat una exploració específica sobre la IA agèntica. Un dels escenaris que descriu és el d’una persona que vol reformar casa seva. Avui ha d’esbrinar quins ajuts hi ha i quines conseqüències fiscals tindrà l’obra. En el futur que planteja l’informe, el seu agent podria parlar amb els agents de l’ajuntament, d’Hisenda i de la companyia energètica per compondre la resposta. El ciutadà deixaria de fer de missatger entre institucions. És un escenari de desenvolupament.

Singapur permet veure les peces que necessita una administració així. La primera és saber qui ets sense haver de començar de zero en cada tràmit. Singpass és la identitat digital que utilitzen cinc milions de persones per accedir a serveis públics i privats. Myinfo permet recuperar, amb el consentiment de l’usuari, dades que ja tenen els organismes participants i emplenar formularis. Per tant, la informació pot arribar al servei des de la seva font, en lloc de viatjar en un certificat que el ciutadà ha de descarregar i tornar a pujar.

La segona peça és reunir els serveis al voltant de la vida de les persones. LifeSG dona accés a més de cent serveis digitals. En un naixement, una mateixa sol·licitud permet registrar el nadó, obtenir-ne el certificat digital i, si es compleixen els requisits, demanar el Baby Bonus i obrir el compte infantil associat a les aportacions públiques. També permet inscriure el fill a la biblioteca. LifeSG situa en quinze minuts un registre que abans en requeria seixanta.

La persona explicarà què vol fer; el sistema s’encarregarà del recorregut necessari per aconseguir-ho

L’escolarització ofereix un altre exemple. Un cop el centre d’educació infantil ha confirmat la plaça, LifeSG permet comunicar la matrícula i sol·licitar diversos ajuts en un mateix formulari: la subvenció bàsica, la complementària segons les circumstàncies familiars i altres suports per a famílies amb menys recursos, inclòs un ajut per als costos inicials de la incorporació al centre. La família comunica una situació i pot tramitar-ne conjuntament els suports associats, si hi té dret.

En els ajuts escolars del Ministeri d’Educació, el sistema pot recuperar l’adreça, la composició de la llar i les dades de renda per comprovar l’elegibilitat. Una mateixa sol·licitud pot incloure diversos fills, encara que estudiïn en centres diferents. Els suports cobreixen despeses escolars, llibres, uniforme, menjador o transport, segons el cas. Quan es compleixen els requisits i no cal una revisió específica de l’escola, l’ajut es concedeix automàticament. La decisió ja la pot executar el software.

La família resol un fet de la seva vida, encara que al darrere hi participin diferents serveis. Ja no ha de descobrir per separat què ofereix cada organisme i com arribar-hi. Aquesta integració és la base sobre la qual Singapur està incorporant els agents. La visió exposada per Goh Wei Boon, responsable de GovTech, és que cada resident pugui disposar d’un agent personal que comuniqui al govern què necessita.

El salt als agents també s’està preparant als serveis comunitaris. L’assistent de onePA, previst per a començaments del 2027, permetrà demanar de viva veu una activitat o un espai per fer esport en una zona i un horari determinats. Recomanarà activitats i equipaments segons les preferències i la disponibilitat, i acompanyarà l’usuari fins a la reserva i el pagament. Atendrà en anglès, mandarí, malai i tàmil. La persona explicarà què vol fer; el sistema s’encarregarà del recorregut necessari per aconseguir-ho.

Avui, entendre el llenguatge administratiu, tenir temps o poder pagar una gestoria determina moltes possibilitats d’accedir a un servei

Per fer possible aquest salt, cal connectar l’agent amb els sistemes que realment presten el servei. Singapur ja disposa d’infraestructures comunes per identificar usuaris, compartir dades, efectuar pagaments i enviar notificacions. El 5 de novembre va anunciar el desenvolupament de GovHarness, una infraestructura compartida per construir i operar agents al conjunt del govern. Els equips podran connectar-los a eines i observar les operacions que executen. L’agent posa en marxa la feina sobre uns serveis que estan preparats per rebre i processar les seves peticions.

Els serveis digitals ja poden automatitzar moltes d’aquestes operacions. L’agent hi afegeix la capacitat d’interpretar la petició i coordinar les eines per completar-la. Una petició per utilitzar un equipament esportiu es converteix en una consulta de llocs i horaris, una identificació i una operació de pagament. L’usuari no ha d’anar indicant a cada pantalla quin pas toca. Al darrere, cada programa executa la seva funció. El mateix principi permet dissenyar altres gestions basades en informació: els agents reuneixen les dades i coordinen els passos; els programes comproven requisits, apliquen regles i executen decisions.

El pas següent és que l’agent també iniciï i coordini les gestions. Si l’Estat ja sap que compleixes totes les condicions per rebre un ajut, podria detectar-ho i activar-ne la tramitació, sense esperar que descobreixis que existeix. Si canvies una dada que afecta diversos serveis, podria coordinar-ne l’actualització. La persona deixaria d’haver de conèixer tots els tràmits que provoca un canvi en la seva vida. L’Administració treballaria a partir del que et passa i del que necessites.

Aquest és el sentit de la destrucció de la bretxa burocràtica. Avui, entendre el llenguatge administratiu, tenir temps o poder pagar una gestoria determina moltes possibilitats d’accedir a un servei. Un agent permet expressar una necessitat amb les teves paraules i en la teva llengua, i convertir-la en gestions executades. La barrera cau perquè ja no has d’aprendre com funciona l’Administració ni fer de coordinador entre els seus departaments. La burocràcia deixa de ser un examen que has d’aprovar per obtenir allò a què tens dret.

El temps que l’Administració ens fa perdre també és un impost. I aquest ja el podem començar a eliminar

També canvia el temps que hem d’exigir a l’Estat. Les decisions que només involucren informació, sense cap actuació física, s’han de resoldre en mil·lisegons i sense intervenció humana. Aquest ha de ser l’estàndard que construïm. Si les dades hi són i les regles estan establertes, esperar que algú obri un expedient i premi un botó no aporta res. Bona part de les decisions quotidianes poden passar al software. Amb això també perd sentit una part de l’organització que hem creat per traspassar expedients entre persones i departaments.

L’efecte va molt més enllà de la despesa pública. Pensem en una petita empresa que té els diners i els clients, però espera una resolució per començar. Cada mes ajornat pot endarrerir inversions i contractacions, o fer inviable el projecte. Si els tràmits que només requereixen comprovar dades es resolen immediatament, baixa el cost de posar en marxa una iniciativa i de modificar-la quan el mercat canvia. Més gent pot provar de crear un negoci i adaptar-lo abans d’esgotar els recursos. Una administració àgil dona més velocitat a tota la societat.

Aquesta velocitat és una condició per competir. Els mercats canvien, apareixen tecnologies i les empreses necessiten reaccionar abans que les oportunitats desapareguin. També els reptes socials exigeixen respostes a temps: una família que perd ingressos necessita activar els suports quan els necessita, i una persona que s’ha de formar per canviar de feina no pot quedar atrapada entre procediments desconnectats. Una societat dinàmica necessita una administració que faciliti aquestes transicions. Si l’Estat es mou més lentament que els problemes que ha de resoldre, es converteix en un fre al progrés.

Els Països Baixos estan posant xifres a la reducció de l’aparell administratiu. Singapur està construint els serveis i les connexions sobre els quals els agents poden actuar. A Catalunya i a Espanya ens cal aquesta mateixa ambició: destruir la bretxa burocràtica i fer que la nostra capacitat d’emprendre i reaccionar deixi de dependre de la velocitat d’un expedient. Ens hi juguem la competitivitat i la capacitat de respondre als reptes econòmics i socials. El temps que l’Administració ens fa perdre també és un impost. I aquest ja el podem començar a eliminar.